Todos los días los responsables de las Oficinas pagadoras tienen que clasificar los envíos que se han de poner al pago en las URO/USE y carteros rurales. Esta tarea se hace desde la aplicación SGIE.
Antes de clasificar los envíos, se generan a la vez las etiquetas que se adhieren al sobre y los dos justificante de pago (uno para el cliente y otro para Correos que el cliente debe firmar).
Los giros dirigidos a Apartados de Correos tienen que grabarse en SGIE en el canal Apartados, indicando el número de Apartado correspondiente. Se deposita un aviso en el Apartado que corresponda, para avisar al cliente que tiene a su disposición un giro.
Los giros internacionales, por motivos de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC), actualmente ninguna modalidad de Giro Internacional se paga en domicilio, debiéndose entregar al destinatario desde la Oficina de referencia. Por esto, los giros internacionales se tienen que clasificar en SGIE asignándolos a la Unidad de Entrega de la propia Oficina o reencaminándolos a la Oficina de referencia del destinatario en caso de no ser la misma.
Una vez clasificado, la Unidad de reparto asignada imprime el Aviso de llegada (M4O). A partir de este momento se convierte en un giro avisado y quedan almacenados en un almacén nacional para poderse entregar en cualquier oficina informatizada.
Los giros mal admitidos en origen, se pueden forzar su asignación a su canal correspondiente (apartado/oficina, o reparto).
Los giros que no se correspondan con al ámbito de otra Oficina se reencaminan, pudiéndose utilizar el Codired de la Oficina de destino si el usuario lo conoce, o realizando una búsqueda por código postal.
Las Oficinas clasifican y preparan los giros de pago en domicilio.
Todo destinatario de giro a domicilio debe estar dado de alta en previamente a la admisión en las bases de datos de PBC.
Solamente quedan fuera de dicho control los Organismos Públicos mencionados en el manual de PBCFT, y los oficiales.
Los giros a domicilio se asignan desde SGIE >>Control de envío de dinero >>Puesta al pago a la Unidad de Reparto (giros ordinarios a domicilio) indicando el Codired de la Unidad correspondiente desde la opción "Asignar Reparto".
Desde la opción "Control de envío de dinero", SGIE gestiona la puesta al pago, reencamina, prepara los envíos para reparto, confirma liquidaciones, pagos en oficina, realiza informes, etc.
La opción "Puesta al pago", (visible solo por el perfil director de oficina) permite asignar la unidad pagadora, reencaminar, generar etiqueta. Tras seleccionar un envío, se debe marcar el destino Domicilio, Apartado, Oficina o Reencaminado.
La reexpedición, es una funcionalidad (perfil director de oficina) que permite reexpedir giros que no se encuentren sin poner al pago. La diferencia con reencaminar es que se pueden reexpedir por código postal si se desconoce la Oficina pagadora. Se busca por el código de envío los datos del destinario, solamente se puede modificar los campos de código postal y localidad
Una vez clasificados en SGIE, se procede a asignar al Codired de la Unidad de distribución asociada para su intento de entrega en domicilio.
Los sobres correctamente cerrados y etiquetados deben contener dos formularios de pago (uno para el cliente y otro para Correos que el cliente debe firmar) y el dinero a pagar.
El empleado que recoja dichos sobres, debe autenticarse con su usuario y contraseña o con su DNI, nombre y firma en la tableta digitalizadora si carece de usuario corporativo.
Tras la autentificación, se genera un documento con la relación de envíos asignados para la Unidad de distribución que se le entrega junto a los sobres.
La conciliación de los giros trabajados por reparto y la Oficina, se realiza mediante la confirmación en IRIS del Código Control de Cobros y la confirmación manual en SGIE de las liquidaciones finales de los giros.
Los giros avisados quedan almacenados en un almacén nacional para poderse entregar en cualquier oficina informatizada.
En los casos de confirmarse un giro como sustraído o rehusado, se genera un nuevo giro con mismo código al día siguiente en la opción "Puesta al pago de la oficina".
Es importante no realizar la confirmación por dos usuarios a la vez, para evitar errores en la conciliación con el cierre de caja de SGIE y el balance de oficina de IRIS.
El cliente se persona en una Oficina de Correos y desea retirar una cantidad de dinero a su nombre, aportando la documentación que le identifica y un aviso o el número de identificación del envío.
Con carácter general, los giros deben abonarse al propio destinatario o persona autorizada por escrito.
No se efectuará el pago de un giro a su destinatario cuando la autoridad judicial haya ordenado su suspensión o embargo.
El importe de los giros es propiedad del remitente mientras no llegue a poder del destinatario, por lo que aquél puede solicitar la recuperación o modificación antes de que se haya efectuado el pago.
En función del tipo de giro el cliente debe aportar:
Para comprobar que existe el servicio de GIRO INTERNACIONAL ELECTRÓNICO con el país, es necesario acceder a Conecta >>Como Trabajamos>>Negocio >>Envío de dinero >>Giro Internacional.
El servicio de Giro se presta durante todo el horario de apertura de cada Oficina. En caso de caída de la aplicación, no se puede realizar el pago de giros en tanto la aplicación permanezca inactiva o se haya cerrado la caja de la Oficina.
Para proceder a la liquidación del giro se accede a SGIE >>Control de Envío de Dinero>>Liquidación de envíos de dinero, y se debe seleccionar quien es el receptor del dinero el destinatario o el remitente del giro.
Dependiendo del tipo de giro el cliente aportará código localizador, código de envío o aviso de reparto y se procederá de manera distinta.
El cliente se presenta en la Oficina de Correos, para retirar una cantidad de dinero que viene a su nombre, aportando el correspondiente Aviso de Llegada (M4 o M4O) que informa al cliente que tiene a su disposición en la Oficina un pago de dinero, indicando en el propio aviso el horario y plazo, así como la documentación válida necesaria para poder efectuar el cobro. También es válido presentar sólo el código de envío, siempre que se verifique la identidad e importe.
En SGIE >> Control de Envío de Dinero>>Liquidación de envíos de dinero, se marca la opción "Código de envío" y se introduce el código aportado por el cliente.
Es el envío de dinero nacional que de manera inmediata permite a su destinatario recoger el dinero en cualquier Oficina de Correos con la presentación de su documentación y el localizador del envío. Siempre se abona en metálico.
Para realizar el pago de un giro a lista con localizador (Giro Inmediato) se procede de la siguiente manera: -
Es el envío de dinero internacional que de manera inmediata permite a su destinatario recoger el dinero en cualquier Oficina de Correos. Aunque se puede hacer la búsqueda por nombre, lugar de origen y fecha de envío, debe exigirse el número secreto para el pago (código alfanumérico, normalmente entre 6 y 10 caracteres, sin una estructura determinada), además de la documentación necesaria como para cualquier otro giro internacional. Se puede pagar en cualquier oficina y siempre en metálico.
LOCALIZADOR: Identificador único de giros. Se imprime en el resguardo de imposición del giro (admisión) y el remitente debe indicárselo al destinatario para su pago.
Cuando el cliente se presenta en la Oficina de Correos, para retirar una cantidad de dinero que viene a su nombre, aportando el correspondiente Aviso de Llegada depositado en su apartado, que informa al cliente que tiene a su disposición en la Oficina un pago de dinero se debe localizar el giro en Almacén de apartados.
Los giros que por algún motivo no se hayan podido abonar al destinatario, se devolverán al remitente a partir del día 25 del mes siguiente a la fecha de imposición. Esta operación se realiza desde la opción de sobrantes o liquidación de SGIE.
Una vez localizado el giro, se accede a la aplicación SGIE>>Liquidación, para localizar el envío y verificar que los datos del giro que figuran en el sistema coinciden con los reflejados en el justificante de pago, especialmente en lo que se refiere a:
Si el giro no está registrado en SGIE, hay que parar la operación y el giro no podrá ser abonado. En caso contrario se debe solicitar al cliente y comprobar la documentación de identificación.
GIRO INMEDIATO, GIRO INTERNACIONAL O AVISADO se deben grabar datos en la ventana única de PBC.
El sistema lleva a la ventana única de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC) cuando el receptor sea el destinatario para recoger los datos y escaneo de la documentación del cliente. En los envíos recogidos por el remitente no salta la ventana única de PBC.
Se introduce DNI y a continuación, se completa la ficha del cliente. Si ya hubiese realizado alguna operación aparecen sus datos cargados como en la admisión.
Es posible que el sistema solicite medidas reforzadas, por tanto es necesario cumplimentar la DAE por parte del cliente.
Cuando se han cumplimentado todos los requisitos de PBC el sistema vuelve a la página inicial.
Es necesario guardar copias de la documentación específica de la persona jurídica aportada por el autorizado/apoderado.
GIRO A APARTADO, se deberán grabar datos de entrega en SGIE.
Los giros avisados, dirigidos a Apartados o a Lista de la Oficina, se entregan por la aplicación SGIE, procediendo a cambiar su situación a "Pagado" a través de la funcionalidad de "Liquidación". La operativa en SGIE para el pago de Giros es la siguiente:
A efectos de PBC, solo se consideran las operaciones realizadas por el destinatario real, nunca por el autorizado. Pulsar el botón "Comprobar datos".
Una vez que se han introducido los datos en el sistema (Giro o WUPOS) y el cliente ha proporcionado la documentación que se le ha requerido, hay que verificar que esta documentación es correcta y está en vigor.
Para el caso de operaciones en las que haya que contemplar medidas reforzadas y el cliente deba rellenar la (DAE), el empleado comprobará que está correctamente cumplimentada, solicitando aclaración o ampliación de aquellos apartados que no están cumplimentados o cuya descripción sea genérica, susceptibles de dudas o no ofrezcan información concreta. Además si el giro es internacional, y el sistema ha solicitado medidas reforzadas y en el documento de identificación presentado por el cliente no figura domicilio o el que figura es en el extranjero, éste deberá aportar cualquier documento que acredite su estancia, permanente o temporal, en España.
El documento presentado deberá ser original y recogerá el nombre completo del cliente y una dirección. A título descriptivo, son documentos acreditativos válidos para justificar la estancia:
No se aceptará Lista de Correos como domicilio.
Existe un modelo de DAE para Personas Físicas y otro modelo de DAE para Personas Jurídicas. Estos modelos están publicados en Conecta.
Asimismo, en el caso de aplicación de medidas reforzadas, será necesaria la justificación documental de la actividad económica o del origen lícito de los fondos. Y por último, la verificación de la documentación aportada por parte del Responsable de la Oficina y la firma en la DAE.
Andorra: para envíos desde Andorra existen dos DAE para personas físicas (español / catalán) y dos DAE para personas jurídicas (español / catalán).
La documentación específica solicitada al cliente por PBC (nóminas, autorizaciones,...) se escanea desde la aplicación. Ya no se fotocopia, ni archivan éstos documentos.
Las oficinas que tienen archivos centralizados con la documentación de las operaciones de envío de dinero, deben mantener el archivo durante el periodo establecido para este tipo de documentación (10 años).
Al finalizar la recogida de datos, aportación de documentos y verificación del cliente. El sistema requiere la firma en tableta para finalizar la operación.
Antes de pagar una transacción de dinero y entregar el justificante al cliente hay que asegurarse de que se ha seguido todo el procedimiento correctamente:
Una vez formalizado el justificante de pago, donde tienen que figurar los datos del destinatario y del remitente, se recoge la firma del destinatario del giro o persona autorizada, así como el número de documento de identidad válido del receptor en la parte destinada para ello.
Con la formalización completada, se entrega el importe del giro, junto con el resguardo debidamente cumplimentado con la firma del destinatario o persona autorizada y la firma de empleado que además debe indicar su NIP.